企画運営に大切なこと

イベントを企画した。
はじめて企画全体のリーダーの1人を経験した。過去にチームリーダーは何度か経験したが全体をみる必要がある役割ははじめてだ。

結果としては200人以上を集める大盛況のイベントとなり大成功。

友人の多大なる協力のもと、当日は何事もなく、学校で前例のないイベントとしては上出来すぎるくらいだ。

、、、、。

これは結果。

結果は成功だが、過程は反省ばかり。全体をみると大成功だったわけでは決してない。

企画を運営するにあたりやるべきことをたくさん学んだ。

次に生かしたいことが山ほどある。以下反省。

①2人で企画したこと。イベントをやる上で中心メンバーは5人は必要。イベントを回す側として2人は不十分。

②メンバーとの話し合いをめんどくさがりしなかった。自分がミーティング大嫌いだから、人の時間を奪いたくなくてミーティングしなかった。事務作業メインだからしなくていいかって思ったし。

でも結局は自分のやりたいようにしたかっただけ。自分の方法が一番いい、自分で計画する方が効率的って思ってた思い上がり。

③メンバーを巻き込むタイミングが遅すぎて労働力のように使ってしまったこと。

人に仕事を極力任せないのが相手にとって良いと思っていたが、そうではないことを知った。
仕事を任されないと、参加者としての意識が少なくなり満足度が減るようだ。何事もほどほどが大事。企画の初めの段階から巻き込むべきだったのに反省。もっとみんなでワクワクしながら楽しい企画を作りたかった。効率的な作業工程が必ずしもいいというわけではない。

④メインメンバーを決める前に全体にメンバー募集をかけてしまった。
2人のリーダーとその他14人という構成になってしまった。当日に動いてもらうメンバーとそれまでの準備をするメンバーをわけるべきだった。

⑤手伝ってもらう目的を見失い、外人をとりあえず誘ったこと。英語とイベント運営は別に考えるべきだった。外人に募集をかけたはいいものの、なにをやってもらうかを考えておらず、数人のボランティアを断ってしまった。来てもらうことになっていた外人にも当日までとくに役割は与えておらず、とりあえず来てもらうという形をとってしまった。結果としては外人たちはそれぞれの能力を個々で発揮してくれ、ありがたい存在だったので結果はオーライ。英語を使う環境を作れし多国籍でやってるっていう楽しさも加わり"結果は"良かった。

⑥人にこれをやってって頼むのはよくない。
今やるべきことはこれだから、わたしこれやるねと言うべきだった。相手に主体的に仕事をしてもらうように促すべきだった。

⑦自分がやりたくてはじめたことなのに、友達に対してわたしはこんなにやっているのにっていう思いをいだいてしまった。見返りを求めるのはおかしいし一番言ってはいけない格好悪いやつだ。(もちろん言ってはいない)

⑧企画者なら全体にフォーカスするべきだった。仕事を割り振れなかったのは人に指示を出す身分としてだめだめだ。
細かい事項を2人で抱えすぎて全体のことまで考えることがキャパオーバーだった。ゆるくないと楽しくない。

こんな反省ばかりのだめだめな過程を救ってくれたのは友達だ。

最後のほうはやることが多すぎてキャパオーバーだと嘆き、友達に泣きついた。したらめっちゃ助けてくれた。

「大切なのは友達」

ひねくれてるのでこういうセリフも、こう言うセリフをSNSなどに書く人にも嫌悪感を感じるが、今日は言いたくて仕方がない。

心から友達に感謝する機会が山ほどあった。

プレゼン、司会進行を引き受けてくれた人、パワーポイントを作ってくれた人、企画の話を聞いてくれてアドバイスをくれた人、買い物に連れてってくれた人、炊飯器を家から持ってきて貸してくれた人、当日に呼び込みしてくれた人、部屋の片付けを手伝ってくれた人、机を運んでくれた人、ご飯を洗ってくれた人、もう全員に感謝です！！！！

みんなわたしのためっていう意識はなかったと思うけど、この企画の仕事＝自分の仕事、自分がやらなきゃいけないものっていう認識があったから手伝ってくれてほんとにほんとにありがとうって思ってました。

当日を迎える前はイベント企画なんて2度とやるか！って思ったけど今回で要領を掴んだ感があるし、楽しかったしまたやりたい。笑

でも当分はもういい。

やることがあると英語に手がまわらない。時間があっても心に余裕がなくなってほかのことを全部放り投げ、ひたすらさぼってしまう。

今回のおかげで英語はともかく、人として学ぶことが多すぎだ。

反省から学ぶことが多すぎたが、やってよかったこと、成功の鍵となったもの、うれしかったこともたくさんあった。 

ボランティアが全員分ちゃんと登録できててＴシャツがみんなゲットできてほんとうによかったし、ホストファミリーとmeetupの友達が来てくれたのがうれしすぎた。

文書にすると「こんなもんか」ってかんじだ。内容はただの楽しい企画cooking workshop。意識高い活動ではまったくない。

いろいろな人と連絡をとり、たくさん交渉はしたが、長期間にわたるリサーチなどはしてないし、そこまで大変なことは特にしていない。

それなのに自分の持ってた思いとかが重なるとめっちゃ感情的になる。そんな自分に笑えてくる。主観は怖い。

客観大事。